CÓMO ETIQUETAR Y FILTRAR LOS CORREOS ELECTRÓNICOS EN GMAIL

Uno de los grandes problemas que se ha encontrado tanto el profesorado como los padres y madres del alumnado con las herramientas educativas online, no es otro que el envío, en ocasiones masivo, de correos electrónicos por parte de las plataformas de docencia virtual, que llegan a saturar las bandejas de entrada de los correos electrónicos o incluso la capacidad de almacenamiento de nuestras cuentas de correo.

 A través de la creación de un sistema de filtrado y etiquetado, podemos tener organizados los correos electrónicos que recibimos, de manera automática, en carpetas o etiquetas que, por un lado, nos permitirán tener nuestra bandeja de entrada "limpia", y por otro, acceder a esos mensajes a través de un lugar específico de nuestro correo.

En este tutorial vamos a aprender a filtrar los mensajes que nos envía al correo de Gmail la plataforma Google Classroom. 

Para realizar esta configuración es necesario acceder al correo a través de un ordenador.

Una vez que lo tenemos abierto, tenemos que fijarnos en el icono de la tuerquecita, en la parte superior derecha, y clickar en él:

 Al acceder, nos van a aparecer los ajustes de nuestro correo electrónico, y le vamos a dar a ver todos los ajustes:

 

Cuando entramos en los ajustes de Gmail, nos aparecerá un montón de opciones. Lo que nos interesa ahora es acceder a la opción ETIQUETAS:

 

Una vez que accedemos al apartado ETIQUETAS, vamos a bajar a la parte inferior de la pantalla y vamos a buscar el botón donde pone NUEVA ETIQUETA:

Ahora es cuando vamos a crear nuestra etiqueta, que es como Google denomina a todo lo que nos aparece en el panel lateral izquierdo (Recibidos, enviados, borradores, destacados, papelera...). En este tutorial queremos filtrar los mensajes que nos lleguen desde Classroom, así que la vamos a llamar así:

Una vez que hemos creado nuestra etiqueta del Classroom, ya tenemos la mitad del trabajo hecho. Ahora vamos a crear un filtro para que todos los correos que contengan la palabra classroom, vayan a parar a esta etiqueta. Para ello, volvemos a la parte superior en la configuración de los ajustes, y clickamos sobre FILTROS Y DIRECCIONES BLOQUEADAS.

Una vez ahí, tendremos que bajar hasta la parte inferior de la página que nos aparece, buscando el botón que nos permite crear un nuevo filtro:

Al pulsar sobre crear un filtro, se nos abrirá una ventana nueva. En esta, nos iremos al apartado Contiene las palabras, y ahí escribiremos classroom. De este modo, Gmail identificará todos los correos que incluyan esa palabra y los filtrará automáticamente. Otra opción sería escribir @classroom.google.com: esta es la extensión de los correos electrónicos de los usuarios que tienen una cuenta de classroom. Después, le daremos a BUSCAR:

En la siguiente ventana, tenemos que aplicar los criterios de filtrado: marcaremos saltar recibidos (para que no nos entre en la bandeja de entrada), aplicaremos la etiqueta que creamos anteriormente (Classroom), seleccionándola de entre las que nos aparecen en la casilla, y por último, aplicaremos el filtro a todas las conversaciones que cumplen esos criterios (recordemos: los correos que incluyen la palabra classroom). Por último clickaremos en CREAR FILTRO:

Automáticamente, todos nuestros correos que incluyan la palabra classroom se incluirán dentro de la etiqueta classroom, que a partir de ahora nos aparecerá junto al resto de etiquetas en la parte izquierda de nuestro correo electrónico. Además, si pulsamos sobre la misma, podremos asignarle un color para que visiblemente sea más llamativa y se diferencie del resto de correos.

 

 Si queremos aplicar el filtrado y etiquetado a otros correos electrónicos de personas concretas, o de grupos de trabajo, etc, solamente tenemos que volver a repetir el proceso, creando etiquetas y filtros y aplicándolos a los correos que ya teníamos y a los que recibiremos.